どんな仕組み？

ざっくり説明すると、サーバーにあるメールをパソコンのメールソフトにダウンロードして確認する受信方法です。
基本的にはメールソフトへダウンロードされたメールはサーバーから削除されるため、「サーバーの容量がいっぱいになって新しいメールが受信できない！」という状況を避けることができます。

注意点

複数台のパソコンで同じメールアドレスをPOPで設定する場合は注意が必要です。

例えばAさんとBさんのパソコンに「example@xxx.co.jp」というアドレスをPOPで設定したとします。
Aさんは朝からパソコンを立ち上げ、受信メールを確認しました。
Bさんはお客様先に直行だったため、お昼過ぎに会社に戻り受信メールを確認しました。
この時、先にAさんがサーバーからメールを受信してしまっているため、Bさんは朝～お昼までに「example@xxx.co.jp」に届いたメールを受信することができないのです。

このようなことを避けるためには、サーバーに一定期間メッセージのコピーを保存するように設定する必要があります。
ただし長期間保存してしまうとサーバーの容量がいっぱいになってしまうため、メールの受信数などにもよりますが、3～7日間くらいの保存設定にするのがオススメです。

どんな仕組み？

ざっくり説明すると、サーバー上にあるメールを見に行く形でメールを確認します。
IMAPで設定すれば、複数台のパソコンやスマートフォンなどの端末からメールを確認することができます。メールはサーバー上で管理されるため、1台目で既読・未読・削除をおこなうと、2台目の端末で見た際にはそれらが反映された状態でメールを読むことができます。

WEBメールと同じようなイメージですが、WEBメールはインターネットに接続できない環境では全く利用できないのに対し、IMAPはインターネットに接続できない環境でも最後に受信していた状態のメールは確認することができます。

注意点

IMAPは受信サーバーに届いたメールが蓄積されていくため、メール数が多くなるとメールの一覧を取得するだけでも時間がかかってしまいます。また、容量がいっぱいになってしまうと新しいメールを受信できなくなってしまいますので、定期的にサーバー内のメールを削除する必要があります。

1台の端末にしか設定しないという場合は、POPで設定したほうが良いでしょう。